若干年前,许多分析家认为,随着计算机的普及,无纸办公将出现,然而几年过去了,无纸办公非但没有实现,书面的信息量反而随着总信息量的增加而增加了。因此,"数字化办公"是否只是一种噱头,还是真的会在不久的将来成为现实的办公方式被广泛采用?它究竟是一种炒作还是一种发展趋势?
数字化办公与一般的办公方式之不同主要体现在实现手段上,即信息的输入、处理、输出三大步的处理手段数字化。具体指采用扫描仪把书面信息直接"送入"计算机(信息输入),而无须重新录入,然后通过网络技术以电子化方式发送至任何需要该信息的地方,最后通过打印机输出信息,达到信息共享的目的。
数字化办公有很多优点,它实现了从"集中印刷"到"自主打印"的飞跃,用户具有极大的灵活性,不受时间、地点及打印数量的限制。另外它还将打破传统的"先打印——后分发"工作模式,建立"先分发——后打印"的打印新概念。传统的"先打印,后分发"的工作方式走的是PC—打印机—复印机—邮寄—信息用户的道路,而"先分发,后打印"的数字化办公概念则是扫描仪—电脑—另一台电脑—打印机—信息用户模式,时空距离大为缩短。运用Internet进行"互联网打印"则更简单。用户只要通过浏览、分类、传送及打印几个步骤,就可得到需要的信息。